Operationele Lease
Zuidlease biedt aan de zakelijke markt verschillende vormen van operationele lease aan.
Met uw werkgever hebben wij een contract afgesloten voor het aanbieden van operationele lease. Als u onder dit contract gebruik mag maken van (een vorm van) operationele lease, deelt uw werkgever uw naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres met ons, zodat wij contact met u kunnen opnemen en u, indien toegestaan door uw werkgever, een offerte kunnen toesturen. Wanneer u een leaseauto bij Zuidlease bestelt, leggen wij ook gegevens rondom de auto vast (zoals kenteken, type en uitvoering, brandstof, fiscale waarde en bijtellingspercentage).
Gedurende de looptijd van het contract, verwerken wij aanvullende informatie die nodig is om uw gebruik van het voertuig te beheren en het dagelijks beheer van het voertuig af te handelen. Deze gegevens delen wij met uw werkgever (vaak in de vorm van rapportages).

Schadeafhandeling
Het kan voorkomen dat u schade krijgt aan uw voertuig, mogelijk veroorzaakt door uzelf of door derden. In dat geval kan het nodig zijn de schade te laten herstellen en/of voor u vervangend vervoer te regelen. Als u schade hebt, moet u dit onmiddellijk melden bij Zuidlease. Wij registreren voor schadeafhandeling de volgende gegevens:
– Uw naam, contactgegevens, voertuiggegevens, schadegegevens, gegevens over de aard en omvang van de schade (incl. foto’s van het voorval), informatie over eventuele andere inzittenden en getuigen en alle overige relevante informatie;
– Relevante gegevens van eventuele derden die bij de schade betrokken zijn, zoals naam, verzekeringsmaatschappij en polisnummer, eventuele schadeclaims van deze derden;
– Indien beschikbaar: getuigenverklaringen en/of een door de politie opgemaakt proces-verbaal.
– Eventuele overige relevante gegevens die direct of indirect te maken hebben met de schade.
Wij kunnen relevante gegevens delen met betrokken verzekeringsmaatschappijen of andere betrokken partijen (zoals verhaalsbijstanddienst).
Soms schakelt Zuidlease een expertisebureau in om de schade te bepalen. Dan wordt met dit expertisebureau relevante informatie gedeeld ten behoeve van het onderzoek. Het schaderapport dat door dit expertisebureau wordt opgemaakt, wordt gedeeld met Zuidlease. Ook kan Zuidlease andere experts inschakelen die zij nodig acht voor afwikkelen van schade of claims (zoals een medisch of juridisch expert). Ook de terugkoppeling die Zuidlease van deze experts terugkrijgt, legt Zuidlease vast. U kunt soms ook direct contact opnemen met een servicepartner. In dat geval verstrekt u zelf uw gegevens aan de servicepartner. De servicepartner koppelt de uitgevoerde werkzaamheden, de kosten daarvan, uw kilometerstand en uw naam en kenteken aan ons terug.

Pechhulp
Als u onderweg pech heeft, kan Zuidlease pechhulp regelen. Wij hebben hiervoor contracten gesloten met derde partijen zoals gespecialiseerde pechhulpdiensten en sleepdiensten. Zuidlease registreert bij pechhulp uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, het kenteken van uw voertuig en de plaats waar bijstand gevraagd en verleend wordt. Deze informatie deelt Zuidlease met de derde partij die u bijstaat met uw pechhulp.

Vervangend vervoer
Bij schade, pech of diefstal kunt u onder bepaalde voorwaarden in aanmerking komen voor vervangend vervoer. Het verhuurbedrijf registreert dan uw naam, adres, woonplaats en gegevens van uw rijbewijs.

Diefstal van de auto
Bij diefstal van de auto onderzoeken wij de diefstal en kunnen wij relevante gegevens uitwisselen met een gespecialiseerd onderzoeksbureau en met de politie. Wij vragen indien nodig politierapporten op en registreren dit rapport.

Reparatie, onderhoud en banden
Veiligheid staat voorop. Het is daarom nodig dat er regelmatig reparatie-, onderhouds- en bandendiensten voor uw voertuig worden uitgevoerd. Hiervoor leggen wij uw naam, uw contactgegevens, uw e-mailadres, het kenteken, het merk, het model en de onderhoudsgeschiedenis van uw voertuig vast. Deze informatie delen wij met onze servicepartners. Zuidlease voert namelijk niet zelf reparatie-, onderhouds- en bandendiensten uit. Zij schakelt hiervoor servicepartners in (zoals dealers/ garages, onderhoudsbedrijven, bandenwisselbedrijven). U kunt soms ook direct contact opnemen met een servicepartner. In dat geval verstrekt u zelf uw gegevens aan de servicepartner. De servicepartner koppelt de uitgevoerde werkzaamheden, de kosten daarvan, uw kilometerstand en uw naam en kenteken aan ons terug.

Verwerken van boetes voor verkeersovertredingen en –misdrijven en parkeerboetes
Parkeerboetes of boetes voor verkeersovertredingen of –misdrijven worden door de organisaties die daarmee zijn belast (zoals CJIB of gemeentes) doorgestuurd aan de kentekenhouder of aan de verplichtingennemer, in de meeste gevallen is dat Zuidlease.

Zuidlease zorgt voor tijdige betaling. Meestal hebben wij met uw werkgever de afspraak gemaakt dat wij boetes direct doorbelasten aan uw werkgever. In dat geval sturen we ook een kopie van de boete mee. Ook als niet duidelijk is welke leaserijder aan een kenteken is gekoppeld (zoals bij een poolauto of bij deelauto’s), belast Zuidlease de boete door aan de werkgever en stuurt daarbij ook een kopie van de boete mee.

De regels over verkeers- of parkeerovertredingen kunnen anders zijn in andere landen. Soms zijn wij wettelijk verplicht om gegevens over de lessee of leaserijder te verstrekken aan een bevoegde buitenlandse instantie. Dit kan politie zijn, maar bijvoorbeeld ook een gemeente. De buitenlandse instantie kan zich dan rechtstreeks tot u wenden om te achterhalen wie op dat bewuste moment de bestuurder van de auto was.

In voorkomende gevallen leggen wij de informatie vast die wij hebben ontvangen van de bevoegde instanties: het kenteken van het voertuig, de aard, de plaats en het tijdstip van de overtreding en de oplegde boete. Ook leggen wij de gegevens die wij hebben verstrekt aan de bevoegde instantie vast.

Tankpas
Als u een tankpas van Zuidlease hebt gekregen, kunt u daarmee brandstof in een tankstation betalen. Voor de uitgifte van uw tankpas en het administreren van uw tankbeurten verwerkt Zuidlease de volgende gegevens: het nummer van uw tankpas, het kenteken van uw voertuig, de locatie van het tankstation, informatie over de brandstof, de kilometerstand en de bijbehorende kosten.
De tankpas wordt door een derde partij uitgegeven en aan u verstrekt. Zuidlease verstrekt aan deze derde partij alleen de noodzakelijke gegevens die nodig zijn om de pas aan u te kunnen uitgeven.

Zuidlease verzamelt de gegevens die u invult op de website, als u bijvoorbeeld een contactformulier invult en verstuurt of als u via de website een klacht indient of suggestie heeft.
Zuidlease gebruikt Google Analytics om statistieken van onze websites te verzamelen en gedetailleerd weer te geven, om zo een duidelijk beeld te krijgen van onder andere de bezoekersstromen, verkeersbronnen en paginaweergaves. Aan de hand van deze informatie kan Zuidlease eventuele reclamecampagnes of zelfs delen van de website aanpassen aan het gedrag van de bezoeker.

Op de website van Zuidlease maken wij gebruik van cookies. Cookies zijn hele kleine tekstbestanden die uw computer ontvangt. Deze tekstbestanden worden vervolgens uitgelezen door een browser (bijvoorbeeld Chrome, Internet Explorer, Firefox of Safari) bij het openen van een internetpagina. Dankzij cookies hoeft u niet steeds dezelfde informatie in te voeren of te downloaden, als u bij ons terugkomt. Door cookies zien we ook hoe u onze site gebruikt en wat we nog kunnen verbeteren.

Wanneer u onze website bezoekt bevinden zich er diverse knoppen met betrekking tot social media apps (Facebook, LinkedIn en Twitter). Door op deze knoppen te klikken activeert u een directe link naar de server van het over sociale netwerk. Dit betekent dat Facebook, LinkedIn of Twitter onafhankelijk data kan verzamelen, hiervoor zijn wij dan ook niet aansprakelijk.

Zuidlease onderhoudt contacten met zakelijke relaties via contactpersonen. Van deze contactpersonen verwerken wij de naam en (zakelijke) contactgegevens.

Wanneer u Zuidlease bezoekt, kunnen wij uw naam, het bedrijf waarvoor u werkt en eventuele contactgegevens registreren. Wij doen dit voor u en onze veiligheid.

Gaat u solliciteren bij Zuidlease? Dan verzamelt Zuidlease diverse sollicitatiegegevens, zoals uw curriculum vitae en uw sollicitatiebrief of e-mail. Soms vragen wij ook getuigschriften en/of een Verklaring Omtrent Gedrag op te sturen en/of een assessment te laten doen waarvan wij –na uw toestemming- het rapport krijgen.

Wij hebben graag tevreden klanten. Daarom versturen we enquêtes naar onze klanten en leaserijders waarin we feedback vragen over onder andere onze diensten en dienstverlening.

Wij gebruiken hiervoor uw naam, uw adres, uw telefoonnummer en/of uw e-mailadres die wij al van u hebben. Als u van ons geen enquêtes meer wilt ontvangen, kunt u dat eenvoudig doen door contact met ons op te nemen via de contactgegevens zoals opgenomen in dit Zuidlease Privacy Reglement.

Wij willen u ook graag op de hoogte houden van relevante informatie, zoals evenementen, speciale aanbiedingen of nieuws over (nieuwe) producten en diensten. Wij gebruiken hiervoor uw naam, uw adres, uw telefoonnummer, uw e-mailadres en/of uw interesses die wij al van u hebben of die u zelf hebt doorgegeven voor dit doel. Wilt u geen nieuwsbrieven, tijdschriften of andere reclame van ons ontvangen, dan kunt u dat eenvoudig doen door contact met ons op te nemen via de contactgegevens in dit Zuidlease Privacy Reglement.

Zuidlease moet zich houden aan de wet. Dit betekent dat Zuidlease uw persoonsgegevens (ook) kan verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Denk hierbij aan Sanctiewetgeving die ons verplicht klanten te toetsen tegen sanctielijsten. Ook kan Zuidlease verplicht zijn medewerking te verlenen aan een verzoek van een openbaar of overheidsinstanties (binnen of buiten Nederland).

Daarnaast wil Zuidlease ook haar eigen bezittingen en belangen beschermen. In dat kader kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken waar wij dat gepast en nodig vinden. Bijvoorbeeld (niet limitatief):
(a) ter uitvoering van ons acceptatiebeleid;
(b) in het kader van juridische procedures;
(c) om te zorgen dat onze facturen betaald worden;
(d) om onze voorwaarden en andere toepasselijke beleidsopties af te dwingen;
(e) om ons aan de andere kant in staat te stellen beschikbare rechtsmiddelen aan te wenden of onze
Schade te beperken.

Welke persoonsgegevens wij hierbij verwerken hangt af van de omstandigheden. Maar wij delen alleen die gegevens die nodig zijn voor het doel. Ook met wie wij persoonsgegevens delen hangt af van de omstandigheden. Zo zullen wij bij het uitblijven van een betaling onze vordering uit handen kunnen geven aan een door ons gecontracteerd incassobureau. In dat geval verstrekken wij het incassobureau de relevante gegevens van de vordering.

Een ander voorbeeld is dat wij uw kredietwaardigheid kunnen checken en/of ten behoeve van acceptatie (betaalde) (semi-)openbare bronnen kunnen raadplegen. Hierbij kunnen wij gebruik maken van systemen die aangeboden worden door hierin gespecialiseerde bedrijven. Op basis van de relevante persoonsgegevens (vaak uw naam, adres, woonplaats en geboortedatum) krijgen wij resultaten terug die wij vervolgens kunnen opslaan in uw dossier.

Zuidlease biedt een portal aan wagenparkbeheerders aan. Dit portal informeert de wagenparkbeheerder over uw leaseauto en uw eigen persoonlijke gegevens. Om dit zo volledig en nauwkeurig mogelijk in beeld te brengen gebruiken we persoonsgegevens die wij van uw werkgever ontvangen, namelijk uw naam, adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres.

Zuidlease gaat vertrouwelijk om met persoonsgegevens en deelt uw persoonsgegevens daarom niet zomaar met derden. Als wij persoonsgegevens delen doen wij dat alleen voor zover dit relevant en noodzakelijk is. Wij kunnen uw persoonsgegevens delen binnen onze eigen organisatie en groep (waaronder Daimler groepsvennootschappen). Wij delen persoonsgegevens met onze partners met wie wij samen onze dienstverlening uitvoeren. Ook kunnen wij uw persoonsgegevens delen met partnerondernemingen en andere ondernemingen die betrokken of ondersteunend zijn bij de verkoop en verlening van onze producten en diensten. Voor zover deze derden uw persoonsgegevens namens ons verwerken, zullen wij onder contractuele voorwaarden afdoende maatregelen nemen om de veiligheid en integriteit van uw persoonsgegevens te waarborgen. Daarnaast kan Zuidlease wettelijk verplicht zijn persoonsgegevens te delen met toezichthoudende, fiscale of onderzoeksinstellingen.

Indien doorgifte van uw gegevens plaatsvindt naar een land buiten de Europese Economische Ruimte zal Zuidlease zich ervan vergewissen dat een afdoende beschermingsniveau wordt gewaarborgd, zodat de nodige maatregelen en relevante controleprocedures worden gehanteerd om de vertrouwelijkheid en beveiliging van uw gegevens te beschermen, en dat deze doorgifte in overeenstemming is met de geldende wetgeving op het gebied van gegevensbescherming.

Wettelijke bewaartermijn
Zuidlease houdt zich aan de wettelijke bewaartermijnen. Dat betekent dat bepaalde informatie zoals contracten en facturen worden bewaard zolang dat wettelijk verplicht is.

Operationele Lease
Als er geen sprake is van een wettelijke bewaartermijn, bewaart Zuidlease uw persoonsgegevens in principe niet langer dan strikt noodzakelijk. Omdat wij uw gegevens hebben ontvangen om onze dienstverlening te kunnen uitvoeren, hebben wij uw gegevens in ieder geval nodig zolang het (individuele) contract nog loopt. Ook na einde van het contract hebben wij uw gegevens nog nodig voor de afhandeling van eventuele (verkeers)boetes en/of schademeldingen. Omdat de praktijk uitwijst dat (vooral buitenlandse) verkeersboetes tot 2 jaar na einde contract nog kunnen binnenkomen, bewaren wij uw persoonsgegevens tot 2 jaar na einde contract.
Zuidlease kan uw persoonsgegevens gebruiken voor statistische of wetenschappelijke doeleinden. Alleen de daarvoor benodigde persoonsgegevens worden bewaard, zoals bijvoorbeeld uw postcode. Overige gegevens die wij hiervoor niet nodig hebben (zoals uw naam) worden geanonimiseerd.
Soms is Zuidlease wettelijk verplicht bepaalde gegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld facturen die op grond van belastingdienstwetgeving minimaal 7 jaar moeten worden bewaard. In die gevallen bewaart Zuidlease de gegevens zolang wettelijk is opgelegd.

Schadeafhandeling
Wij bewaren schadedossiers vijf jaar. Deze termijn is gelijk aan de civielrechtelijke verjaringstermijn.

Prospects
Hebt u een offerte opgevraagd, maar bent u geen klant geworden? Dan hebben wij uw persoonsgegevens niet meer nodig en bewaren wij deze niet langer. Na 2 jaar worden uw persoonsgegevens door ons verwijderd.

Sollicitanten
Hebt u gesolliciteerd bij Zuidlease, maar bent u niet aangenomen? Alle sollicitatiegegevens worden tot 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure bewaard. Alleen indien u daarvoor toestemming heeft gegeven, kan Zuidlease deze gegevens tot 1 jaar bewaren.

Contactpersonen zakelijke relaties
Als de contactpersoon van een zakelijke relatie wijzigt, dan passen wij dit aan binnen vier weken nadat wij de wijziging hebben doorgekregen.

Bezoek aan ons kantoor
Bezoekersregistratie bewaren wij maximaal een week.

Zuidlease behandelt al uw persoonsgegevens als vertrouwelijk en neemt daarmee ook veiligheidsmaatregelen op technisch of organisatorisch gebied, om uw gegevens tegen verlies of onwettige verwerking te beschermen. Uw persoonsgegevens worden vertrouwelijk behandeld. Om die vertrouwelijkheid te waarborgen maakt Zuidlease gebruik van de nodige technische en organisatorische maatregelen. Zuidlease heeft verschillende organisatorische en technische maatregelen genomen om te zorgen dat uw persoonsgegevens goed zijn beveiligd tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Zuidlease gebruikt hiervoor diverse beveiligingstechnieken waaronder beveiligde servers, firewalls en versleuteling, evenals de fysieke bescherming van de locaties waar persoonsgegevens worden bewaard. Mocht u, ondanks alle genomen voorzorgsmaatregelen, toch een inbreuk op de beveiliging signaleert, dan verzoeken wij u hiervan zo spoedig mogelijk een melding te maken bij Zuidlease (incidenten@zuidlease.nl).

Als u uw door ons verwerkte persoonsgegevens wilt inzien, laten corrigeren of laten verwijderen, kunt u uw verzoek sturen naar ons Customer Service Team (cst@zuidlease.nl). Vermeld in uw verzoek zo duidelijk mogelijk welke actie u van ons verwacht en om welke persoonsgegevens het gaat. Wij kunnen uw verzoek alleen in behandeling nemen als u een kopie van een geldig legitimatiebewijs bijvoegt. Daarom verzoeken wij u om een kopie van uw legitimatiebewijs te uploaden. Vergeet daarbij niet om uw BSN en pasfoto onzichtbaar te maken. Wij hebben de kopie nodig om ons te beschermen tegen (identiteits)fraude. Wij handelen uw verzoek doorgaans af binnen 10 werkdagen. Als wij door omstandigheden meer tijd nodig hebben, dan zullen wij u hierover binnen de genoemde termijn informeren. Wij zullen proberen uw verzoek zo snel in te verwerken, en in ieder geval binnen de wettelijk toegestane termijn. Niet altijd zullen wij aan uw verzoek kunnen voldoen. Soms zijn wij wettelijk verplicht bepaalde gegevens te bewaren voor administratieve doeleinden of hebben wij uw gegevens nodig voor de afhandeling van een schadedossier. U kunt er op rekenen dat wij uw persoonsgegevens niet langer opslaan dan wettelijk verplicht of strikt noodzakelijk voor het doel waarvoor wij uw persoonsgegevens hebben ontvangen. Verder hebt u het recht kosteloos bezwaar te maken indien u geen prijs stelt op informatie over onze producten en diensten die wij u van tijd tot tijd kunnen toesturen. Daartoe kunt u een e-mail sturen aan het Customer Service Team (cst@zuidlease.nl), gebruikmaken van het adres dat u vindt in onze mailing aan u of klikken op ‘afmelden’ op elektronische verzonden informatie. Ook als u gebruik wilt maken van uw recht om uw persoonsgegevens over te dragen aan uzelf of een derde partij, kunt u uw verzoek sturen naar ons Customer Service Team (cst@zuidlease.nl).